Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für den Betrieb dieser Plattform ist:

Firmenname GmbH
Musterstraße 1
12345 Musterstadt
Deutschland

E-Mail: datenschutz@example.com

Hinweis: Für die über das Hinweisgebersystem eingehenden Meldungen ist das jeweilige Unternehmen, das die Meldestelle betreibt (der Mandant), datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:

Name der/des Datenschutzbeauftragten
datenschutz@example.com

Sofern keine gesetzliche Pflicht zur Benennung besteht, kann dieser Abschnitt entfallen.

Kernzweck dieser Plattform ist die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Bei Abgabe einer Meldung können folgende Daten verarbeitet werden:

• Inhalt der Meldung (Titel, Beschreibung, hochgeladene Dateien),
• freiwillig angegebene Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse),
• im Verlauf ausgetauschte Nachrichten mit der Meldestelle,
• technische Metadaten (Zeitpunkt, Referenznummer).

Anonyme Meldung: Die Abgabe einer Meldung ist ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Bei einer anonymen Meldung werden keine Kontaktdaten erhoben; die Kommunikation erfolgt ausschließlich über eine Referenznummer und einen Zugriffscode.

Vertraulichkeit: Die Identität hinweisgebender Personen wird gemäß § 8 HinSchG vertraulich behandelt. Der Zugriff auf Meldungen ist auf die zur Bearbeitung berechtigten Personen der zuständigen Meldestelle beschränkt. Sensible Inhalte werden verschlüsselt gespeichert.

Zweck: Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung zum Betrieb einer internen Meldestelle nach HinSchG.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) i. V. m. §§ 10, 12 HinSchG; bei freiwilligen Angaben zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO i. V. m. § 10 HinSchG.

Die Dokumentation einer Meldung wird gemäß § 11 Abs. 5 HinSchG drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Eine längere Aufbewahrung ist zulässig, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist, insbesondere zur Erfüllung von Anforderungen nach dem HinSchG oder anderen Rechtsvorschriften. Die automatische Löschung erfolgt systemseitig.

Für Unternehmen, die eine Meldestelle betreiben, verarbeiten wir bei der Registrierung und Nutzung des Kontos: Unternehmensname, Namen und E-Mail-Adressen der Benutzerkonten, Zugangsdaten (ausschließlich als kryptografischer Hash) sowie Nutzungs- und Kommunikationseinstellungen.

Zweck: Bereitstellung und Abrechnung der vertraglichen Leistung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Die Plattform wird auf Servern innerhalb der Europäischen Union betrieben. Bei jedem Aufruf werden aus technischen Gründen automatisch Server-Logdaten (u. a. IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Ressource, Statuscode) verarbeitet, um den sicheren und stabilen Betrieb zu gewährleisten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Dienst).

Zur Erbringung des Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO bestehen:

• Hosting- und Object-Storage-Anbieter (EU) – Bereitstellung der Server- und Speicherinfrastruktur.
• E-Mail-Versanddienstleister – Versand von System- und Benachrichtigungs-E-Mails.

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt. Sollte dies im Einzelfall erforderlich sein, erfolgt sie nur bei Vorliegen geeigneter Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO.

Diese Plattform verwendet ausschließlich technisch notwendige Speichermechanismen (z. B. zur Aufrechterhaltung einer angemeldeten Sitzung im Bereich der Meldestelle). Es werden keine Tracking- oder Marketing-Cookies eingesetzt.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 TDDDG (technisch erforderliche Speicherung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Ihnen stehen gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte zu:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Hinweis: Die Ausübung dieser Rechte kann eingeschränkt sein, soweit sie die Vertraulichkeit der Identität einer hinweisgebenden Person oder den Zweck einer Meldung nach dem HinSchG gefährden würde.

Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO). Zuständige Aufsichtsbehörde für den Verantwortlichen ist:

Zuständige Landesdatenschutzbehörde

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt (TLS); sensible Inhalte werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert. Der Zugriff auf Meldungen ist rollenbasiert auf berechtigte Personen beschränkt.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der Datenverarbeitung oder der rechtlichen Rahmenbedingungen dies erforderlich machen. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.